Не секрет, что продуктивность сотрудников имеет решающее значение для успеха любой организации. Именно поэтому менеджерам поручено регулярно просматривать отчёты об активности сотрудников. Но знаете ли вы, на что обращать внимание в годовом отчёте? И как использовать данные для повышения производительности?
Иногда отчёты об активности выглядят очень красочно и наполнены множеством деталей. В этой статье мы расскажем, что в них содержится и как вы можете использовать эти отчёты себе на пользу. Не переключайтесь!
Быть сотрудником – это не только приходить и уходить, подход к работе гораздо более комплексный! Да, продуктивность на рабочем месте важна, но она не ограничивается этим. Важны также вовлечённость в корпоративную культуру, демонстрация ценностей компании и движение к общим целям.
Сотрудник – это продолжение компании, в которой он работает, и его продуктивность отражается на всей организации. Поэтому менеджерам важно понимать, что такое продуктивность сотрудников, какие факторы на неё влияют и как можно использовать годовые отчёты сотрудников, чтобы её повысить.
Годовые отчёты сотрудников – это способ измерить их продуктивность и проверить, достигают ли они целей компании.
Хотя существуют и другие способы измерения продуктивности, годовые отчёты – один из лучших вариантов, позволяющих менеджерам получить краткий обзор поведения сотрудников. Давайте разберёмся подробнее!
Отчёты об активности сотрудников – это документы, которые фиксируют продуктивность и эффективность сотрудников. Менеджеры используют эти отчёты, чтобы контролировать работу сотрудников и выявлять области, требующие улучшения. В таких отчётах может содержаться информация о том, сколько времени сотрудники тратят на определённые задачи, сколько продаж они совершают или сколько звонков делают.
Цель отчётов об активности сотрудников – предоставить менеджерам краткий обзор продуктивности персонала. Это весьма существенно, учитывая, что средний работник продуктивен только 60% рабочего дня, согласно данным Zippia – а эффективность офисного работника падает до 31%.
Информация, полученная из отчёта об активности сотрудников, может использоваться для принятия решений о том, как повысить их результативность и эффективность.
Отчёты об активности сотрудников могут формироваться по-разному. Некоторые компании используют программное обеспечение для учёта рабочего времени, в то время как другие опираются на ручные табели. Годовые отчёты сотрудников могут выглядеть по-разному, но существуют некоторые общие правила, которым они должны следовать. Давайте посмотрим!
Если вы хотите узнать, как выглядит отчёт об активности сотрудника, ниже приведён краткий обзор различных пунктов, которые обычно включаются в эти отчёты:
Имя сотрудника: Обычно это первая информация, содержащаяся в годовом отчёте. Следом указываются должность и отдел сотрудника.
Диапазон дат: Следующая информация, которая обычно фигурирует в отчёте об активности, – это период времени, за который ведётся отчёт. Так менеджеры могут увидеть, как менялась продуктивность сотрудников со временем.
Описание задач: В следующем разделе отчёта об активности перечислены задачи, выполненные в отчётный период. Это может включать информацию о количестве совершённых продаж, сделанных звонков или отправленных писем.
Общее время: Общее время – это то время, в течение которого сотрудник работал в указанный период. Оно может указываться в часах, днях или неделях.
Процент продуктивности: Процент продуктивности показывает, сколько времени сотрудник тратит на продуктивные задачи. Это может выражаться в процентах или в виде соотношения.
Процент непродуктивности: Процент непродуктивности показывает, сколько времени сотрудник тратит на непродуктивные задачи. Это также может выражаться в процентах или в виде соотношения.
Ниже вы можете увидеть пример того, как выглядит отчёт об активности сотрудника! Ярко, правда?
Как видите, отчёты об активности сотрудников могут включать множество разных сведений. Конкретная информация, входящая в годовой отчёт, зависит от потребностей и целей компании. Теперь пришло время перейти к деталям.
При изучении отчётов об активности сотрудников важно обращать внимание на ключевые метрики, такие как вовлечённость сотрудников, показатели завершения проектов и общий уровень продуктивности. Также полезно отслеживать прогресс сотрудников по отдельным задачам и конкретным целям.
Этот показатель может дать представление о продуктивности и уровне сосредоточенности сотрудника. Сотрудник, который стабильно тратит больше времени на задачи, может сразу выдавать качественную работу.
С другой стороны, сотруднику, который тратит меньше времени на задачи, может быть сложно сохранять концентрацию или эффективно справляться с заданиями. Важно помнить, что могут быть объективные причины колебаний времени выполнения задач, например перерывы или непредвиденные обстоятельства.
Если вы управляете удалёнными сотрудниками, MonitUp предлагает отличную функцию ежедневного журнала активности сотрудников, разработанную для повышения продуктивности и эффективности как отдельных людей, так и команд.
Безусловно, время, затраченное на задачи, может напрямую влиять на качество выполненной работы. Это можно измерить, наблюдая такие метрики, как количество выполненных задач, точность и эффективность их выполнения, а также соответствие или превышение ожиданий. Также учитываются успех проектов и отзывы менеджеров/клиентов.
При просмотре отчётов об активности сотрудников важно особенно внимательно относиться к числу допущенных ошибок. Хотя ошибки неизбежны в любой работе, стабильно высокая частота ошибок может указывать на недостатки в обучении сотрудников или недостаток внимания к деталям.
Это также может свидетельствовать о проблемных процессах или оборудовании, требующих вмешательства.
Кроме того, сравнение частоты ошибок конкретного сотрудника с коллегами на аналогичных должностях может дать ценную информацию об уровне его работы.
При анализе отчётов об активности сотрудников важно обратить пристальное внимание на коммуникативные навыки сотрудника. Сюда может входить его умение эффективно общаться с руководством, коллегами и клиентами.
Также важно учитывать качество и частоту письменных коммуникаций, например электронных писем и отчётов. Ещё один важный аспект навыков коммуникации – это умение сотрудника активно и эффективно воспринимать информацию на слух.
Анализируя отчёты об активности сотрудников, важно учитывать их присутствие на работе и пунктуальность. Регулярные прогулы или опоздания могут негативно влиять на рабочий процесс и продуктивность команды.
Постоянно высокая частота отсутствий или хронические опоздания могут служить тревожным сигналом о возможных проблемах с вовлечённостью сотрудника или его приверженностью компании.
Однако могут быть и смягчающие обстоятельства, например экстренные ситуации или заранее согласованный отпуск. В таких случаях важно учитывать общую репутацию сотрудника и то, насколько своевременно он обычно выполнял свои обязанности.
Если вы работаете в сфере продаж, это крайне важная метрика! Сопоставление результативности сотрудника с уровнем удовлетворённости клиентов может дать ценное понимание его способности предоставлять качественный сервис.
Контроль таких показателей, как время обработки звонков и процент решений по запросам, может показать эффективность и результативность сотрудника в работе с клиентами. Однако важно также следить за оценками обратной связи от клиентов и повторными жалобами, поскольку они могут указывать на отсутствие удовлетворительного решения или недостаточную коммуникацию.
Итак, мы рассмотрели основы. Что вы будете делать с этой информацией?
Как мы уже говорили, отчёты об активности сотрудников могут дать ценное понимание их продуктивности. Однако важно уметь их правильно анализировать. Вот несколько советов:
Ищите тенденции: Изучайте отчёты об активности в поисках закономерностей. Это поможет определить, какие сотрудники стабильно продуктивны, а какие – нет.
Резкие подъемы и спады в продуктивности: Продуктивность сотрудника может возрастать или падать в определённые периоды. Это может быть связано с разными причинами, например изменением нагрузки или личными обстоятельствами. Важно замечать такие всплески и спады, чтобы разобраться в первопричинах.
Анализируйте рабочую нагрузку: При анализе отчётов об активности внимательно оценивайте рабочую нагрузку сотрудников. Если сотрудник постоянно выполняет задачи, выходящие за рамки его обязанностей, это может быть признаком проблемы.
Сравнивайте активность сотрудников: После изучения отчётов об активности сравните деятельность разных сотрудников. Это поможет выявить, кто из них работает более продуктивно.
Определяйте зоны роста: При просмотре отчётов об активности выявляйте области, в которых сотрудникам нужно развиваться. Это поможет вам разработать стратегии повышения их продуктивности.
Частота составления отчётов об активности сотрудников зависит от потребностей компании. Некоторым достаточно еженедельных отчётов, а другим могут понадобиться ежедневные или ежемесячные. Важно определять периодичность, исходя из задач и целей организации.
Ежедневный отчёт: Ежедневный отчёт об активности сотрудников позволяет отслеживать их продуктивность на ежедневной основе с учётом текущей нагрузки. Это помогает понять, справляются ли сотрудники со своими задачами, нужно ли их перераспределять или добавлять.
Еженедельный отчёт: Еженедельный отчёт об активности сотрудников даёт возможность оценить продуктивность за более продолжительный период. В таком отчёте следует приводить сводку выполненных заданий, предстоящих проектов или дедлайнов, а также анализ эффективности достижения целей за неделю.
Ежемесячный отчёт: В конце каждого месяца важно подготавливать отчёт об активности сотрудников, чтобы оценить результативность как отдельных людей, так и команды. В нём должны быть чёткие метрики, такие как показатели продаж, процент завершения проектов, уровень удовлетворённости клиентов, а также данные о посещаемости. Можно также включить качественные оценки менеджеров или коллег о рабочей деятельности и навыках взаимодействия.
Годовой отчёт: На протяжении этого периода компания обычно использует оценки производительности, чтобы отслеживать отчёты об активности. Но когда вы собираете все данные за год, вы сможете увидеть, в чём каждый сотрудник преуспевает, а где испытывает трудности, и выявить общие тенденции в команде.
Оценка производительности и отчёты об активности сотрудников
Оценка производительности сотрудников и отчёты об активности во многом схожи по целям: отслеживать и оценивать прогресс и результаты сотрудника. Однако между ними есть принципиальные различия.
Оценка производительности сотрудников обычно включает 360-градусную оценку, где руководители, коллеги и сам сотрудник дают обратную связь о его работе.
В то же время годовые отчёты сотрудников больше сосредоточены на конкретных задачах и поручениях, которые выполнил сотрудник, чем на общей оценке его работы. Оба инструмента могут быть полезны для измерения и повышения продуктивности сотрудников, однако важно понимать различия между ними.
В конечном итоге сочетание обоих видов оценки может дать работодателю наиболее полное представление о сильных и слабых сторонах своих сотрудников.
Грамотно организованный отчёт об активности сотрудников может предоставить вашей компании массу информации об их продуктивности. Однако важно уметь правильно анализировать эти отчёты. Советы и рекомендации из этой статьи помогут вам получить максимум пользы из годовых отчётов сотрудников.
Кроме того, годовые отчёты могут служить ценным инструментом для выявления потребностей в обучении или развитии персонала.
Однако не стоит забывать, что отчёты об активности сотрудников – это не единственный показатель эффективности работы. Их следует дополнять регулярными проверками и оценкой производительности. В целом при комплексном подходе отчёты об активности могут дать ценную информацию о результатах работы всей команды и отдельных сотрудников.
Надеемся, что это руководство помогло вам разобраться в вопросе отчётов об активности сотрудников. Если у вас остались вопросы, обязательно изучите наш блог – у нас ещё много полезного материала! Спасибо, что читаете!